Bonnetjes Inscannen met een App? Dit zijn je Opties! (2024)

Er zijn ondernemers die regelmatig een aantal bonnetjes of facturen bij elkaar zoeken voordat ze de BTW aangifte kunnen doen. Het bij elkaar zoeken van bonnen of facturen is niet meer nodig, want er zijn apps waarmee je BTW bonnetjes en facturen eenvoudig kunt inscannen. Door een dergelijke app wordt ook voorkomen dat er bonnetjes kwijtraken. Bovendien wordt door het gebruikmaken van een app voorkomen dat ondernemers geen overzicht meer heeft over hun uitgaven en dat hun boekhouding niet up-to-date is.

Kort samengevat zijn dit de beste apps voor het inscannen van bonnetjes:

• Rompslomp – Beste prijs / kwaliteit
• Moneymonk – Mobiele app IOS/Android
• Tellow – Automatische verwerking bonnetjes

Wat moet ik precies over het inscannen van bonnetjes weten?

Het inscannen van bonnetjes is tegenwoordig kinderwerk. Lange tijd was het normaal om alle bonnetjes op een klassieke bonnenprikker te verzamelen. Als dan het einde van het kwartaal naderde, was het tijd om de bonnetjes bij elkaar te rapen.

De ondernemer, of bijvoorbeeld de boekhouder, had de taak om alle bonnetjes stuk voor stuk na te gaan. Alles moest ingevoerd worden zodat de Belastingdienst altijd een idee heeft wat er aan horeca-uitgaven gemaakt is.

Vervolgens moesten alle bonnetjes voor een periode van zeven jaar fysiek worden opgeslagen. Dat betekent dus echt dat er zeven jaar lang een ordner of doos in je kantoor te vinden moet zijn met ál je bonnetjes. Bijzonder onhandig.

Tegenwoordig gaat het gelukkig allemaal een stuk makkelijker. Het is op voorhand al voldoende als je een foto van je bonnetje maakt het deze digitaal opslaat. Natuurlijk is het ook verplicht om het bonnetje als mutatie in je administratie te verwerken. En zelfs dat gaat met een bonnetjes inscannen app veel makkelijker.

Je hoort het namelijk al aan de naam: bonnetjes inscannen app. Met de app maak je een foto van de bon, je scant de bon daardoor in en de gegevens worden automatisch in je boekhouding geïmporteerd. Hierdoor hoef je niet handmatig de verschillende gegevens over te nemen.

Mits het boekhoudprogramma natuurlijk in staat is het bonnetje te lezen. Onduidelijke bonnetjes heeft de app wat meer moeite mee. Gelukkig zijn de meeste bonnetjes vandaag de dag duidelijk genoeg, omdat steeds meer ondernemers weten dat bonnetjes ingescand moeten worden.

Wat de verschillende functies met het inscannen van bonnetjes te maken hebben

Het is tijd om eens een diepe duik te nemen in de boekhoudprogramma’s waarvan bekend is dat er een kwalitatieve bonnetjes inscan app aanwezig is. Ik heb bewust besloten om niet alleen de apps te bespreken, maar ook de belangrijkste functionaliteiten naast deze app van de verschillende boekhoudprogramma’s. Hierdoor kun je meteen bepalen of een van de programma’s aansluiten op wat je zoekt.

Op welke manieren kunnen de bonnetjes van gemaakte uitgaven in Rompslomp worden ingeboekt?

Het is mogelijk om direct een foto van een bonnetje te uploaden. Vervolgens kan die foto in Rompslomp worden opgeslagen. Is Dropbox verbonden met de schoenendoos? Dan kan een ondernemer zijn bonnetjes uploaden in zijn Dropbox. Natuurlijk kunnen die bonnetjes ook direct worden opgeslagen in zijn schoenendoos. Bonnetjes kunnen op die manier overal direct worden opgeslagen. Het is ook mogelijk om bestanden naar de schoenendoos te mailen.

Kosten inboeken en bankbetalingen muteren vanaf betalingen

Bankmutaties kunnen worden verwerkt door bij het doen van betalingen een bestand van de bank te importeren. In Rompslomp kunnen bankmutaties dan direct worden ingeboekt en kan ook alle administratie worden verwerkt. Omdat elke bankmutatie apart is in te boeken behouden ondernemers volledige controle over hun administratie.

Bonnetjes en facturen worden gescand en herkend

Met Rompslomp kunnen alle uitgaven voor jouw bedrijf gemakkelijk worden bijhouden. Bonnentjes kun Uploaden van bonnetjes via de schoenendoos is gemakkelijk. Vervolgens zijn deze bonnetjes direct in te boeken als uitgaven. Uitgaven die een ondernemer uploadt naar zijn schoenendoos worden direct herkend door de Scan & Herken functie van Rompslomp. Alle bedrijfsuitgaven staan in een duidelijk overzicht.

Automatisch berekenen van het af te trekken btw-bedrag van de bedrijfsuitgaven

Van de meeste bedrijfsuitgaven kan de btw worden afgetrokken. Dit bedrag wordt door Rompslomp automatisch uitgerekend. Deze bedragen, die als voorbelasting worden gerekend, komen in het btw-overzicht te staan. Ondernemers hebben daardoor minder stress meer wat betreft het uitzoeken van hun belastingzaken.

Het is een wat opmerkelijke functie, maar wist je dat in Rompslomp uitgaven gemakkelijk kunnen worden omgezet in een investering? Wat de afschrijving van die investering is, afhankelijk van de gebruiksduur van het product, wordt dan door Rompslomp uitgerekend. Ook kunnen er meerdere uitgaven worden geselecteerd. Van die uitgaven kan vervolgens een investering maken.

Het versturen van facturen met MoneyMonk

Bij het versturen van facturen moeten de volgende stappen worden gezet:

1. Er moet een particulier of het bedrijf worden gekozen waar de rekening naar toe mag. De overige informatie wordt ingevuld door MoneyMonk.
2. Factuurregels moeten worden toegevoegd. Informatie als een omschrijving, hoeveelheid en het bedrag moeten worden ingevuld. De rest wordt uitgerekend door MoneyMonk.
3. Eigenlijk hebben veel ondernemers geen zin in rekenwerk. Dat is geen probleem, want het rekenwerk wordt gedaan door MoneyMonk.

Het scannen en verwerken van bonnen

Belangrijke informatie wordt direct door MoneyMonk uitgelezen. Om bonnen te scannen en te verwerken moeten de volgende stappen worden gezet:

1. Fotografeer de bon met de app. Omdat die foto netjes in jouw bestanden komt te staan, raak je die foto nooit meer kwijt.
2. Datum en bedrag worden door MoneyMonk automatisch uitgelezen. Overtypen van die gegevens, met het risico dat er fouten worden gemaakt, is dus niet meer nodig.
3. De bon, die nu in de werkbak staat, kan eenvoudig worden gekoppeld aan de juiste banktransactie of factuur.

Het doen van btw-aangifte is met MoneyMonk heel eenvoudig. Facturen moeten worden geboekt, bonnen moeten worden gescand en banktransacties moeten worden gekoppeld. Vervolgens rekent MoneyMonk de btw-aangifte uit. Stel er zijn kosten vergeten uit een eerder kwartaal. Dan neemt MoneyMonk die mee in het huidige kwartaal. Staan alle kosten van het kwartaal er goed in? Dan moet de btw-aangifte worden vastgelegd en ingediend bij de Belastingdienst.

Het maken van een bankkoppeling met een Nederlandse bank

Er kan met MoneyMonk een bankkoppeling worden gemaakt met alle Nederlandse banken. Ondernemers kunnen zelf bepalen hoeveel bankrekeningen ze willen toevoegen. Toegevoegd kunnen spaarrekeningen, normale rekeningen en creditcards. Bij de Nederlandse banken is zowel automatische bankkoppeling als handmatige invoer van bankgegevens nodig. Door de automatische bankkoppeling is het eenvoudig om bankgegevens aan MoneyMonk toe te voegen.

Met zo’n bankkoppeling, zou je de bedragen van de bonnetjes direct met een afschrijving kunnen koppelen. Hierdoor maak je jouw boekhouding nog makkelijker sluitend!

Het verwerken van jouw bonnen

Hoe worden bonnen van zzp’ers door Tellow verwerkt? Zzp’ers moeten hun telefoon pakken, hun Tellow app openen en een foto maken van hun bon. De rest wordt gedaan door Tellow. Bonnen of facturen worden automatisch ingelezen. Vervolgens worden ze door Tellow ingeboekt in hun administratie. Klik hier voor meer informatie

Overigens kan een factuurtje gemakkelijk worden gemaakt via de Tellow app. Dat kan gedaan worden met een laptop of iPad. Is er een factuur betaald? Dan wordt er door Tellow een update naar de telefoon gestuurd. Bovendien verandert de status dan automatisch naar ‘Betaald’. Betaalt een klant zijn factuur niet op tijd? Dan zet Tellow een betalingsherinnering voor jou klaar. Zo wordt voorkomen dat ondernemers geld misloopt.

Ondernemers kunnen met een paar klikken hun btw-aangifte doen

Tellow zet de btw-bedragen van jouw bonnen en facturen bij verwerking automatisch in het btw-overzicht. De kwartaalaangifte van de btw wordt dus klaargezet. Die kwartaalaangifte hoeft alleen nog maar te worden ingediend bij de Belastingdienst. Wordt er gebruikgemaakt van Tellow Plus? Dan kan de aangifte digitaal worden. Door Tellow wordt de ondernemer er tijdig, middels een persoonlijke mail of notificatie via de app, opgemerkt dat er btw-aangifte moet worden gedaan. Zo worden boetes en een nakomingstoeslag voorkomen.

Bonnetjes inscannen met een app kost je geen cent extra!

Als je toch al overweegt om voor een nieuw boekhoudprogramma te gaan, kun je het best voor een van de hierboven besproken boekhoudprogramma’s kiezen. Het gebruik van de Scan & Herken app van de verschillende programma’s is namelijk een kosteloos onderdeel van het boekhoudpakket. Daardoor hoef je niet een los abonnement te nemen bij een boekhoudprogramma als GetGekko, maar heb je als het ware twee programma’s voor de prijs van 1!

Meest gestelde vragen

Gerelateerde artikelen

Mark Rosbergen

Expert bedrijfssoftware

• Instagram
• Facebook
• LinkedIn

Over mij

ZelfBoekhouden is een platform dat vanuit veel passie voor het accountancy vak is ontstaan. Oprichter Mark Rosbergen startte het platform met als doel om mensen te helpen met hun ondernemersvragen, met name op het gebied van boekhouden. Met meer dan 20 jaar ervaring in accountancy worden ondernemers dagelijks geholpen om verder te komen met hun onderneming. Hoe? Oplossingen bieden voor alle ondernemersvraagstukken in de vorm van vergelijkingstools, templates, rijkgevulde artikelen en tips! Wij helpen jouw onderneming verder.